Архивный отдел

Архивный отдел Администрации Лежневского муниципального района Ивановской области

Начальник отдела - Исакова Любовь Альбертовна (Кабинет №40)

Ведущий специалист - Птицына Любовь Витальевна.

Часы работы: 8.00-17.00 суббота,воскресенье-выходные дни

Часы приема граждан- среда,четверг с 9.00-12.00.

Телефон- 8-(49357)21633

E-mail : arhiv@Lezhnevo.ru

Положение

Об утверждении положения архивного отдела администрации Лежневского района Ивановской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

10.09.2002                 №879

Главы администрации Лежневского района Ивановской области

Об утверждении положения архивного отдела администрации Лежневского района Ивановской области.

3 соответствии с Приказом Федеральной архивной службы России № 76 от 09.10.01г. "Об утверждении Примерного положения об архивном отделе органа местного самоуправления", в активизации развития архивного дела в муниципальных образованиях и в соответствии с решением коллегии Росархива от 29.09.01г. "О примерном положении об архивном отделе органа местного самоуправления" "ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить положение об архивном отделе администрации Лежневского района Ивановской области.

В.ПТИЦЫН

исп. Исакова Л,А

09.09.2002 г.

Положение

об архивном отделе администрации Лежневского района

Общие положения.

1.1  Архивный отдел администрации Лежневского района (далее отдел), выполняющий функции муниципального архива, является самостоятельным структурным подразделением администрации района (далее администрация), обеспечивающим реализацию полномочий района в сфере архивного отдела, определенных Уставом района.

1.2  Отдел не имеет статуса юридического лица, пользуется печатью администрации в установленном  порядке, имеет угловой штамп и бланки со своим наименованием.

1.3  Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими законодательными актами Российской Федерации, Законом Ивановской области «Об архивном фонде и архивах Ивановской области», другими законодательными и иными правовыми актами Ивановской области, Уставом Лежневского района, решениями Ивановского районного Совета, постановлениями и распоряжениями главы администрации Лежневского района, а также нормативно-методическими документами федеральной архивной службы России, архивного отдела Ивановской области и настоящим Положением.

1.4  Положение об отделе утверждается главой администрации по согласованию с архивным отделом Ивановской области. В Положении закрепляются организационно-правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным отделом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного отдела.

1.5  Штатная численность работников отдела устанавливается главой администрации.

1.6  Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета Лежневского района.

1.6.1        Дополнительными источниками финансирования могут быть спонсорские и иные средства, полученные в соответствии с действующим законодательством.

1.7  Администрация обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче помещения, в котором размещении отдел, другим организациям администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

Задачи и функции.

Основными задачами и функциями отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих хранению, в соответствии со сроками, установленными Законом Ивановской области «Об Архивном фонде Ивановской области и архивах» в том числе:

- Хранение и учет документов, принятых в отдел; представление в установленном порядке учетных данных в архивный отдел Ивановской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;

- подготовка, представление главе администрации  и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе

2.1.1. Отдел, в соответствии с возложенными на него задачами, обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ивановской области, в т.ч образовавшихся в процессе деятельности органов самоуправления Лежневского района с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Лежневского района и Ивановской области;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ивановской области, образовавшихся в процессе деятельности органов самоуправления Лежневского района по реализации отдельных государственных полномочий администрации;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Ивановской области;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правоприемника), действовавших на территории Лежневского района;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов. необходимых для осуществления его практической деятельности;

2.1.2. Документы негосударственной части Архивного фонда Ивановской области поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и главой администрации.

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для Лежневского района, в том числе:

- составление списков организаций – источников комплектования отдела, утверждаемых главой администрации согласовываемых с архивным отделом Ивановской области, систематическая работа по их уточнению;

- отбор  и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отдел;

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов самоуправления Лежневского района, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранение, комплектовании использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Лежневского района;

- рассмотрение и представление в архивных отдел Ивановской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу ликвидированных организаций без правоприемника, документы которых подлежат приему в отдел;

положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организаций и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению  государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов самоуправления Лежневского района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию в т.ч.:

- информирование органов самоуправления, иных организаций, учреждений, предприятий Лежневского района о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документацию;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан; выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и без данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации в сфере архивного дела при наделении ими в установленном законодательством  Ивановской области порядке.

Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение районного Совета, администрации района и архивного отдела Ивановской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов  и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении главой администрации, районным Советом вопросов архивного отдела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организации-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, форм собственности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Лежневского района, независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности. требований федерального и областного архивного законодательства.

3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Лежневского района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией и её структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7. Иметь представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности.

3.8. Ставить перед органами самоуправления Лежневского района, архивным отделом Ивановской области вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих  и иных организациях, а также физических лиц.

3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами самоуправления, организациями, учреждениями и предприятиями Лежневского района, архивным отделом Ивановской области, общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый главой администрации для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного отдела.

Организация работы

4.1. Отдел возлагает заведующий архивным отделом, является муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенным Уставом Лежневского района и настоящим Положением обязанности в сфере архивного отдела. Заведующий архивным отделом является должностным лицом, уполномоченным составлять протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных статьей 13,20 частью 1; статьей 19.4, частью 1; статьями 19.5; 19.6; 19.7 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, принятом 30 декабря 2001 года № 195 ФЗ.

Заведующий отделом назначается и освобождается главой администрации по согласованию с архивным отделом Ивановской области.

При смене заведующего отдела прием-передача дел производится специально-созданной комиссией, включающей представителей администрации и архивного отдела Ивановской области.

Акт приема-передачи утверждается главой администрации и представляется в архивный отдел Ивановской области.

4.2. Заведующий отделом:

4.2.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

4.2.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в Лежневском районе пред главой администрации района и перед архивным отделом Ивановской области.

4.2.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утвержденных администрацией с учетом рекомендаций архивного отдела Ивановской области.

4.2.4 Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется главой администрации в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению-правоприемнику. При его ликвидации или отсутствии правоприемника документы передаются  на постоянное хранение в государственный архив Ивановской области.